Uma Bagunça Perfeita

Este texto é a primeira parte do primeiro capítulo de um livro muito interessante, que acabou de ser lançado em português: "Uma Bagunça Perfeita".

Ele não diz que não devemos nos organizar, como o título pode dar a entender. Ele diz apenas que às vezes o custo da excessiva organização pode ser inferior aos benefícios que ela traz.

Um primeiro capítulo não substitui um livro, até pelo fato de que a abordagem inicial é algo sarcástica. Mas pode estimular a leitura e fazer com que alguns queiram se aprofundar no tema.

De minha parte, considero a organização sistemática muito importante, mesmo reconhecendo que devemos ter uma auto-crítica sobre os problemas da excessiva organização.

Como aqui na lista nós discutimos à exaustão métodos, sistemas e estratégias de auto-organização, vale a pena um pouco de auto-crítica.

Fica aqui o texto, para gáudio de vocês.

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Livro:
Uma Bagunça Perfeita
Eric Abrahamson e David H. Freedman
Ed. Rocco

CAPÍTULO UM

O custo de ser metódico

Se uma mesa desorganizada é um indício de uma mente desorganizada, uma mesa vazia indica o quê?
- ALBERT EINSTEIN

Kathy Waddill se dirige a uma platéia exclusivamente de pé, com centenas de profissionais extasiados, cuja maioria faz anotações nos grandes blocos amarelos pautados e inseridos em pastas de couro caras e de aparência complexa. Escrevem a respeito do profundo mal-estar dos clientes que eles deveriam estar preparados para enfrentar quando marcassem uma primeira visita por telefone. "Sou o pior cliente que você já teve", diz Waddill fazendo uma imitação, a voz rouca de emoção, antes de se transformar em um sussurro mortificado. "Estou chocado. Estou muito constrangido."

Marcada a visita, não telefone mais tarde para o cliente para confirmá-Ia, ela adverte, retomando a voz marcial, porque a pessoa poderá fraquejar e cancelar a consulta. Simplesmente apareça na hora combinada. Canetas tremulam na platéia, e muitas pessoas resmungam reconhecendo erros táticos do passado. Quando estiverem na presença do cliente, prossegue Waddill, ficarão tentados a acender mais luzes para poder dar uma boa olhada, mas resistam a esse impulso. Com freqüência é mais proveitoso e político diminuir a intensidade da luz e até desligá-Ia, para, contemplando-as no escuro, ter uma noção de como as coisas realmente estão.

Ao ouvir a menção à delicadeza com que esses clientes precisam ser abordados, você poderia imaginar que são pessoas enclausuradas que sofrem de algum tipo de desfiguração, tiques neurológicos incomuns ou paixões de mau gosto que criam dependência. Mas, na verdade, essas pessoas são apenas desorganizadas, ou pelo menos acreditam sê-Io.

Waddill é uma organizadora profissional que está em San Diego para falar na conferência anual da National Association of Professional Organizers, ou NAPO.

Surgiu uma espécie de setor, que rapidamente ganhou força na última década, que alimenta a idéia de que se ao menos fôssemos mais organizados com os nossos bens, o nosso tempo e os nossos recursos, poderíamos ficar mais contentes e alcançar mais sucesso, e as nossas empresas e instituições seriam mais eficazes. Se levarmos em conta as centenas de livros, o enorme conjunto de ferramentas de organização para o lar e para o escritório, os cursos e seminários, os softwares, os programas de televisão, as revistas e os consultores de organização que oferecem alguma variação do tema de arrumar, reorganizar, adquirir
hábitos altamente eficazes, planejar o nosso dia, semana ou a nossa vida, fica fácil perceber que o método e a ordem transformaram-se em um negócio multibilionário.

A NAPO é a ponta afiada da lança organizadora - afinal de contas, essas pessoas nada fazem além de organizar - e representa um negócio independente e extremamente próspero. Fundada em 1985 com 16 membros, a NAPO ostentava mais de 3 mil em 2005, quando, 18 meses antes, tinha apenas 1.500. A conferência atraiu 825 membros, dos quais 275 eram marinheiros de primeira viagem. Essas pessoas e muitas outras ficam facilmente irritadas com a atitude do presidente da NAPO, Barry Izsak, um homem extravagante que irrompe nos lugares em passo acelerado e é chegado a discursos impetuosos e dramáticos intercalados com apartes sarcásticos. Izsak é um exemplo estudado para os altamente organizados. Ele troca o uniforme convencional da camisa havaiana com calça cáqui das convenções por um elegante temo marrom e, quando entrevistado, anota as próprias respostas, oferece um documento contendo respostas preparadas de antemão para uma gama de perguntas previstas, e, observando horrorizado o caderno frágil e fino do repórter que o está entrevistando, recomenda com insistência uma substituição a partir de um conjunto de ferramentas para escrever que ele tem sempre à mão, entre elas um laptop e o tipo de bloco amarelo pautado inserido em uma bela pasta que aparentemente é para o organizador profissional o que o cinto com apetrechos é para o Batman.

Mas Izsak, ex-operador de uma agência de cuidadores de animais, admite que, à semelhança de muitos organizadores profissionais, ainda precisa combater constantemente as suas tendências para a desordem - o que ele demonstra quase de imediato ao descobrir, depois de muito remexer nas pastas, que pusera anotações pessoais no lugar do discurso programático que está prestes a proferir.

A NAPO não apenas está se tornando maior, como também a sua influência e o seu prestígio estão aumentando. Os organizadores profissionais costumavam migrar desproporcionalmente para o setor vindos das fileiras dos professores, secretárias e de outras profissões relativamente mal remuneradas, comenta Izsak. Hoje, diz ele, existe a mesma probabilidade de que antigos advogados e executivos com MBA ingressem na área, fazendo com que a renda dos organizadores de sucesso ultrapasse os 100 mil dólares anuais. Mas mesmo que a média anual de um membro da NAPO fosse somente, digamos, 35 mil dólares, se somássemos apenas os membros (nem todos os organizadores se associam) teríamos um total combinado de 100 milhões de dólares por ano. Os clientes deles, é claro, estão gastando muito mais do que essa quantia para se organizar, já que um tratamento de organização típico envolve a compra de vários produtos subsidiários, exigindo, às vezes, a completa remodelação de uma sala ou de parte de uma casa ou escritório, e, em alguns casos, serviços pesados de reforma. A magnitude desse tipo de desembolso não passou despercebida às empresas fornecedoras de produtos para o escritório e para o lar, como a Pendaflex, a Smead, a Rubbermaid e a Lillian Vernon, patrocinadoras da conferência da NAPO. A NAPO também conseguiu obter significativa atenção para o Get Organized Month* (janeiro), que foi um recente aprimoramento do seu bem-sucedido Get Organized Week.

· Get Organized Month é um evento anual, voltado para empresas de todos os setores, cujo objetivo é tomar as pessoas mais conscientes dos benefícios de se organizar e contratar um organizador pessoal. (N. da T.)

A conferência da NAPO não é o que uma pessoa de fora poderia esperar. A maioria das palestras, painéis e conversas profissionais não trata da organização propriamente dita, e sim do marketing das técnicas da organização. Ao que tudo indica, o problema não é que não haja pessoas suficientes precisando se organizar. Muito pelo contrário; nas palavras de um dos participantes da conferência: "O número de pessoas que precisam da nossa ajuda é muito maior do que o dos organizadores que existem no mundo." Ainda assim, há desafios reais, entre eles conseguir aparecer na tela do radar de possíveis clientes e convencê-Ios a pagar desde aproximadamente duzentos dólares por uma "avaliação" básica até milhares de dólares por um exame organizacional completo. No entanto, talvez o maior obstáculo para conseguir clientes, obstáculo esse que aparece em destaque em quase todos os discursos dos oradores, seja o profundo constrangimento que as pessoas sentem com relação ao que consideram um lar, escritório e vida desorganizados. Ou seja, as pessoas têm muita vergonha de deixar que os organizadores profissionais saibam como são grandes os seus problemas de desorganização.

Por sorte, prolifera na conferência grande quantidade de conselhos para fazer com que os desorganizados enfrentem o problema e recorram à ajuda profissional de que desesperadamente precisam. Um dos palestrantes aconselha os organizadores a enfatizar que não apenas a felicidade futura e o sucesso do possível cliente estão em risco, mas também os dos filhos, já que estes usarão os hábitos de organização dos pais, ou a falta deles, como modelo. Outro recomenda aos organizadores que não torçam o nariz para gritos de ajuda aparentemente limitados, como o popular "quero resgatar a minha mesa de jantar". Quando o organizador chegar à casa da pessoa e observar a bagunça na mesa, conseguirá facilmente relacioná-Ia com problemas sistêmicos que irão exigir um maior esforço de organização, inevitavelmente incluindo a cobiçada incumbência de arrumar a garagem.

Os nomes que os organizadores dão a suas empresas, discursos e serviços - "Do caos à calma" ou "Oh, como é organizada!", "Realizando os sonhos por meio da organização e da produtividade", e assim por diante - sugerem uma situação transformadora e até milagrosa. "Mudamos a vida das pessoas", afirma Izsak. "Pode apostar." No entanto, quando chegamos à questão de como os organizadores devem efetivamente operar essas mudanças, a prática parece ser surpreendentemente simplista. Todos os organizadores bem-sucedidos parecem atuar em variações atraentes do que se resume no seguinte conselho básico: jogue fora e dê de presente um bocado de coisas. Ponha o resto em prateleiras. Organize uma agenda com uma rígida programação. Repita. Muitos organizadores admitem francamente que a organização não exige muito mais do que isso. Waddi1l, cuja impetuosidade e intimidade com o palco são uma das grandes atrações da conferência, apresenta uma imitação sarcástica dos infelizes clientes, tornando o processo uma espécie de cena cômica. "O cliente tem caixas empilhadas contra a parede", diz ela para a platéia, "e eu digo: 'uma estante com prateleiras conserva a mesma pilha, mas você pode puxar qualquer caixa quando precisar'. O cliente diz: 'Oh, uau!' e eu digo: 'Talvez haja papel demais no chão porque você não tem uma cesta de papéis aqui.' Eles acham que sou a pessoa mais inteligente do mundo. Às vezes eu tenho a impressão de estar dizendo o óbvio, .mas é assim que ganhamos muito dinheiro." As pessoas na platéia riem e assentem com a cabeça o tempo todo, e as duas últimas frases, pronunciadas em um sussurro dissimulado e conspiratório, atraem uma ovação estrondosa.

Os clientes também parecem gostar, pelo menos o bastante para sustentar cerca de quarenta especialidades dentro da organização profissional. Alguns organizadores na conferência concentram-se em organizar lares; outros, escritórios; e outros ainda em organizar relacionamentos. (Nas palavras de um organizador: ''As pessoas também podem ser uma espécie de bagunça.") Existem também organizadores cristãos, os organizadores dos "cronicamente desorganizados" (falaremos mais sobre esse assunto mais adiante, mas não se preocupe - você provavelmente não está habilitado) e alguns que se anunciam como organizadores de "todos os aspectos da vida". Ouvimos uma longa conversa sobre as vantagens e desvantagens de jogar fora antigos documentos. (Não coloque os papéis no vaso sanitário dando em seguida a descarga, pois funcionários da prefeitura poderão identificá-los, não forre com eles a gaiola dos animais e não os queime na pia - se bem que uma fogueira ao ar livre pode ser uma catarse, desde que você remexa nas cinzas para verificar se não sobrou nenhum pedaço grande.)

Conversamos com Linda Rothschild,organizadora dos ricos e famosos, citada como sendo freqüentemente chamada à propriedade de pessoas como Julia Roberts. Rothschild traz uma pitada de modernidade e charme à conferência, onde estão em falta. Ela nos diz que nasceu para organizar: aos oito anos de idade, já tinha indexado a sua coleção de discos de 45 rotações. "Faço mais coisas entre 5 :30h e 8:30h da manhã do que a maioria das pessoas faz o dia inteiro", afirma, reconhecendo que não ter filhos é uma vantagem nesse aspecto. "Nós, organizadores, somos um grupo de perfeccionistas em recuperação", acrescenta.

No entanto, a resposta à pergunta básica "qual é a prova de que ser caprichoso e organizado vale a pena?" não é facilmente encontrada na conferência. Nem uma única vez, em dezenas de conversas, discursos e debates, um organizador menciona a relação de custo e benefício.

Alguns comentários dispersos fazem uma vaga alusão aos benefícios. Certa organizadora, por exemplo, compartilha com a sua platéia a meta que apresenta a clientes que estão pensando em reorganizar a cozinha: "Você deve ser capaz de preparar a refeição em um único lugar, sem ter que ficar passeando de um lado para o outro na cozinha", diz ela. (Pense nas calorias que deixará de queimar.) Vários organizadores anunciam que a pessoa comum passa uma hora por dia procurando coisas, embora ninguém saiba de onde surgiu esse número. A afirmação, contudo, aparece sob muitas variações nos prospectos e websites dos organizadores: os executivos gastam uma hora por dia procurando papéis no escritório, os pais passam uma hora por dia procurando coisas na casa, e assim por diante. Certo organizador especializado em gerenciamento do tempo promete reduzir problemas de desperdício de tempo como o perfeccionismo - tudo que a pessoa precisa fazer é se inscrever em um curso de quatro semanas sobre gerenciamento do tempo.

A exuberante Sharon Mann, que não é uma organizadora profissional mas uma espécie de porta-voz da Pendaflex e que está na conferência para dirigir o estande de exibição do sistema de arquivamento da empresa, tem algo um pouco mais substancial para apresentar. Sharon tornou-se famosa no mundo da organização de escritórios ao enfrentar os 100 mil membros do Clube das Pessoas que Detestam Arquivar no website da empresa. Logo que entramos no site, nos é assegurado que oito minutos de uma atividade organizadora por dia nos faz economizar oito horas por mês. Depois que passamos pela artimanha um tanto ransparente que combina intervalos de tempo diários com mensais, nos vemos diante da afirmação menos impressionante de que precisamos gastar três horas por mês para receber oito em troca. Eis algumas das sugestões apresentadas no site sobre como essas três horas poderão ser investidas:

1. Use etiquetas ou rótulos coloridos nas pastas dos arquivos,e reduza pela metade o tempo de arquivamento.

2. Levando-se em conta que sempre existem 37 horas de tarefas inacabadas na mesa de trabalho típica, você deve comprar produtos com "soluções de arquivamento" para retirar o trabalho da sua mesa.

3. Compre um rotulador de qualidade para imprimir as etiquetas nas pastas, porque 720/0 das pessoas que imprimem etiquetas para pastas acabam perdendo tempo lutando com as etiquetas que ficam presas nas impressoras.

Vamos analisar na ordem essas sugestões:
1. Como qualquer informação que uma etiqueta colorida possa transmitir também poderia ser exibida com uma palavra, o tempo máximo que uma etiqueta colorida poderá poupar será o tempo que você economiza olhando para a cor em vez de ler uma palavra, talvez meio segundo para os leitores muito lentos. Se você passa três horas por dia arquivando, então economizar meio segundo por etiqueta examinada fará com que você economize uma hora e meia, ou metade do seu tempo, mas apenas se você examinar as etiquetas de 10.800 arquivos nessas três horas; em outras palavras, s6 se você passar quase o tempo todo examinando etiquetas de pastas. Poderíamos pensar em situações incomuns nas quais o esquema de cores poderia economizar vários minutos de uma s6 vez, como, por exemplo, se houvesse a necessidade de encontrar a única pasta com uma etiqueta verde em um mar de pastas com etiquetas vermelhas, ou se toda a população de pastas com etiquetas amarelas precisasse ser retirada do arquivo. Mas como a maior parte do trabalho de arquivamento envolve não apenas a verificação das etiquetas das pastas mas também o exame do conteúdo, fazer coisas a partir do,conteúdo, andar de um arquivo para outro e criar novas pastas, o tempo economizado com as etiquetas coloridas equivalerá a uma pequena parte do trabalho total de arquivamento. Essa notícia representará um alívio para os aproximadamente 8% de pessoas daltônicas.

2. A recomendação parece ter a intenção de dar a entender que você economizou 37 horas de trabalho ao limpar a sua mesa. Veja bem, nenhum de n6s é matemático, mas se você tiver 37 horas de trabalho inacabado, e o trabalho for arquivado, parece-nos que no final você terá 37 horas de tarefas inacabadas que estão agora escondidas nas pastas em vez de disponíveis na mesa de trabalho. Além disso, você passou um bocado de tempo arquivando documentos, sem mencionar o tempo que gastou para comprar produtos que solucionam o arquivamento.

3. Outras pesquisas indicam que 100% das pessoas que não se dão ao trabalho de imprimir etiquetas para as pastas não passam nem um único minuto brigando com etiquetas presas nas impressoras.

Izsak afirma ser capaz de provar que a. organização compensa por meio de uma pequena demonstração que ele gosta de inserir na sua apresentação. Na demonstração, ele pega dois baralhos, um embaralhado e o outro ordenado por naipe e hierarquia, e entrega cada um deles a uma pessoa diferente. Em seguida, chama o nome de quatro cartas e pede às duas pessoas que tentem encontrar as cartas o mais rápido possível. Naturalmente, o baralho ordenado vence com facilidade.

Mas quem colocou o baralho em ordem? Uma pequena experiência com pessoas relativamente habilidosas com as cartas revela que, em média, são necessários cerca de 140 segundos para ordenar um baralho, mais outros 16 segundos para encontrar quatro cartas no baralho ordenado, o que dá um total de 156 segundos; para encontrar quatro cartas em um baralho não ordenado são necessários 35 segundos. Alguém poderia argumentar que s6 é preciso ordenar o baralho uma vez, e que depois podemos encontrar as cartas mais rapidamente muitas vezes. No entanto, neste caso, também é preciso contabilizar o tempo necessário para recolocar as quatro cartas em um baralho ordenado, o que equivale a cerca de 16 segundos - no caso das cartas, como acontece na maioria das coisas na vida, é preciso um repetido esforço para manter a ordem - em comparação com a fração de segundo necessária para introduzir quatro cartas em qualquer lugar de um baralho não ordenado. Assim, no caso do baralho pré-ordenado, a pessoa leva 32 segundos para encontrar e recolocar quatro cartas, versus 36 segundos no caso do baralho embaralhado, o que confere ao baralho pré-ordenado uma vantagem de quatro segundos. Mas como são necessários 140 segundos para ordenar o baralho, dar-se ao trabalho de fazer isso só compensaria se você precisasse repetir pelo menos 35 vezes a tarefa e fosse meticuloso a respeito de manter o baralho em ordem entre as tentativas. Na vida real, os baralhos tendem a ser embaralhados mais cedo ou mais tarde, o que exige 140 segundos cada vez que a ordem precisar ser restabelecida.

Na verdade, os organizadores reconhecem francamente que a manutenção contínua é crítica para a condição organizada, e muitos admitem que quase todos os clientes que eles ajudam a se organizar não conseguem permanecer no programa e voltam a ser desorganizados. Mas isso é aceitável; basta que o organizador retome de tempos em tempos para que a pessoa volte a andar na linha. Rothschild menciona uma cliente que a fez ir à casa dela duas vezes por mês durante seis anos, até que Rothschild final mente aventou que o relacionamento não estava dando certo.

Quando perguntam aos organizadores profissionais como de terminam se um cliente em potencial tem a probabilidade de lucrar com o processo da organização, ou seja, de receber mais do que colocam nele, aqueles que participam da conferência respondem que não determinam isso, que apenas fornecem aos clientes a ajuda que estão procurando. Além do fato de que essa resposta deixa sem explicação a necessidade de todas as hábeis técnicas de marketing dirigidas aos clientes hesitantes, parece-nos surpreendente que os organizadores profissionais não possuam mais regras a respeito de quando é apropriado oferecer os seus serviços do que os artistas que fazem tatuagens. Na verdade, possuem menos regras, já que os organizadores têm prazer em trabalhar com crianças; de fato, alguns se especializam nelas.

Talvez seja por esse motivo que tantos palestrantes abordam o problema aparentemente difundido de os organizadores profissionais alimentarem dúvidas a respeito do seu valor pessoal. "Temos que acreditar sinceramente que valemos o preço", declara um organizador para o público, recebendo fortes aplausos.

Contribuição de Andrade - Lista GTDBR